Tijdelijk geen oude foto’s en verenigingsarchieven naar Noord-Hollands Archief

AMSTELLAND-MEERLANDEN – Een doos oude foto’s van het dorp, het archief van een plaatselijke vereniging of documenten die iets vertellen over het leven van inwoners: zulke particuliere collecties kunnen voorlopig niet worden aangeboden aan het Noord-Hollands Archief. De archiefdienst heeft van 1 oktober 2026 tot 1 mei 2028 een tijdelijke acquisitiestop ingesteld. Voor onder meer Haarlemmermeer, Aalsmeer en Uithoorn betekent dit dat particuliere archieven en collecties tijdelijk niet worden aangenomen. Volgens het archief is de kans dat hierdoor belangrijk lokaal erfgoed verloren gaat klein.

De tijdelijke stop duurt anderhalf jaar en heeft alleen betrekking op archieven en collecties van particulieren en organisaties. Denk bijvoorbeeld aan oude foto’s, documenten of het archief van een lokale vereniging. Overheidsarchieven vallen nadrukkelijk niet onder de stop. Gemeentelijke informatie die volgens de regels blijvend moet worden bewaard, blijft dus gewoon naar het archief gaan.

Volgens Annabelle Arntz, hoofd Publiek van het Noord-Hollands Archief, is het belangrijk om dat onderscheid te maken. Het archief houdt ook tijdens de tijdelijke stop nauw contact met gemeenten. Inspecteurs komen geregeld langs en geven aanbevelingen over het beheer van zowel papieren als digitale informatie.

Oude foto’s kunnen waardevol blijken

Juist particuliere collecties kunnen een ander beeld van de lokale geschiedenis geven dan officiële gemeentelijke stukken. Een verzameling foto’s kan bijvoorbeeld een waardevolle aanvulling op een bestaand archief blijken.

Niet alles wat wordt aangeboden, wordt automatisch bewaard. Medewerkers moeten eerst onderzoeken wat iets toevoegt. Soms is informatie al aanwezig. Ook moet materiaal worden geïnventariseerd en in een goede, toegankelijke staat verkeren voordat het verwerkt kan worden.

Dat kost volgens het Noord-Hollands Archief veel tijd. Medewerkers moeten een aanbod beoordelen, soms op locatie gaan kijken en bepalen of het materiaal binnen het verzamelprofiel past.

Daar wringt het momenteel. De archiefdienst wil capaciteit vrijmaken en bereidt bovendien een verbouwing voor. Daarom worden nieuwe particuliere aanbiedingen tijdelijk niet in behandeling genomen.

Zelf bewaren tot mei 2028

Wie thuis of bij een vereniging mogelijk waardevol historisch materiaal heeft liggen, krijgt nadrukkelijk niet het advies om het weg te doen. Het Noord-Hollands Archief vraagt mensen een mogelijke schenking in ieder geval tot mei 2028 zelf te bewaren.

Om te voorkomen dat materiaal in die periode achteruitgaat of onoverzichtelijk wordt, geeft het archief ook praktische uitleg. Zo is er een handleiding waarin staat hoe papieren documenten goed kunnen worden verzorgd en voorbereid. Een tweede richtlijn legt uit hoe particuliere archieven kunnen worden beschreven en geordend. Ook voor digitaal materiaal is een aparte handleiding beschikbaar. Dat is bijvoorbeeld van belang voor foto’s, documenten en andere bestanden die alleen nog digitaal bestaan. Door materiaal alvast goed te bewaren, te ordenen en te beschrijven, kan het later gemakkelijker worden beoordeeld. Dat betekent overigens niet automatisch dat het Noord-Hollands Archief een collectie na mei 2028 ook daadwerkelijk opneemt.

‘Risico’s zijn nihil’

Patrick Vlegels van het Noord-Hollands Archief verwacht niet dat door de tijdelijke stop een gat ontstaat in de lokale geschiedenis. Volgens hem zijn de risico’s dat belangrijk erfgoed tijdens de stop verdwijnt “nihil”.

Dat komt volgens Vlegels onder meer doordat het archief contacten onderhoudt met gemeenten, organisaties, verenigingen en lokale contactpersonen. Wie zich tijdens de stop met interessant materiaal meldt, kan worden gevraagd het zelf te bewaren en later opnieuw contact op te nemen. Het is volgens hem nadrukkelijk een tijdelijke maatregel. Het Noord-Hollands Archief wil na de stop weer tijd hebben om particuliere aanbiedingen zorgvuldig te beoordelen.

Digitale archieven steeds belangrijker

Het werk verandert ondertussen snel. Waar archieven vroeger vooral uit dozen papier bestonden, gaat het tegenwoordig steeds vaker om digitale bestanden. Het Noord-Hollands Archief beschikt daarom ook over een digitaal depot. Die ontwikkeling wordt vanaf volgend jaar nog belangrijker. Op 1 januari 2027 treedt de nieuwe Archiefwet in werking. Die wet is aangepast aan het digitale tijdperk en bepaalt onder meer hoe overheden informatie duurzaam moeten bewaren. Een belangrijke verandering is dat blijvend te bewaren overheidsinformatie eerder naar een archiefdienst gaat. Voor documenten die vanaf de invoering van de nieuwe wet worden gemaakt of ontvangen, geldt een overbrengingstermijn van tien jaar in plaats van twintig jaar.

Dat betekent niet dat vanaf 1 januari ineens alle overheidsarchieven van tien jaar oud moeten worden overgebracht. Voor documenten die al vóór de invoering van de nieuwe wet bestonden, geldt overgangsrecht. Het eerder overbrengen moet er onder meer voor zorgen dat digitale overheidsinformatie tijdig onder professioneel archiefbeheer komt. Bestanden, e-mails, websites en gegevens uit digitale systemen moeten immers ook over tientallen jaren nog vindbaar, leesbaar en betrouwbaar zijn.

Niet alleen geschiedenis van de overheid

Voor particuliere archieven gelden andere regels. Toch zijn juist die collecties volgens Vlegels belangrijk om te voorkomen dat het archief later alleen het verhaal van de overheid vertelt.

Het Noord-Hollands Archief kijkt daarom ook naar groepen en organisaties waarvan nog weinig materiaal aanwezig is. Zo moet de collectie volgens Vlegels de “veelkleurigheid en diversiteit van de samenleving” laten zien. De acquisitiestop betekent volgens hem dan ook niet dat het Noord-Hollands Archief geen belangstelling meer heeft voor particulier materiaal. Vanaf mei 2028 moet er weer ruimte zijn om aangeboden collecties te beoordelen.

Voor inwoners, verenigingen en organisaties in Haarlemmermeer, Aalsmeer en Uithoorn met mogelijk waardevolle foto’s, documenten of andere historische stukken is het advies voor de komende tijd daarom simpel: niet weggooien, maar goed bewaren, ordenen en vanaf 1 mei 2028 opnieuw contact opnemen.

Bron: Patrick Vlegels, manager/hoofd Archieven en Collecties, Annabelle Arntz, hoofd Publiek Noord-Hollands Archief
Foto: pixabay