Nieuwe Archiefwet moet overheid opener en sneller toegankelijk maken
AMSTELLAND – MEERLANDEN – De overheid moet transparanter worden en belangrijke documenten sneller beschikbaar maken voor inwoners, onderzoekers en journalisten. Dat is het doel van de vernieuwde Archiefwet die beter aansluit op het digitale tijdperk. De Eerste Kamer stemde op 12 mei in met de nieuwe wet, die vanaf 1 januari 2027 ingaat. Een belangrijke verandering is dat overheden belangrijke informatie niet meer pas na twintig jaar, maar al na tien jaar moeten overdragen aan een archiefdienst.
Via de website van de Rijksoverheid laat minister Rianne Letschert weten dat de wet nodig is om digitale informatie van de overheid goed te bewaren voor de toekomst. Ze benadrukt dat burgers de overheid alleen goed kunnen controleren als informatie vindbaar, betrouwbaar en leesbaar blijft. Dat is volgens haar essentieel voor het vertrouwen in de democratie.
Digitale informatie beter bewaren
De huidige Archiefwet komt uit 1995. Toen werkten overheden vooral met papieren dossiers. Nu gaat bijna alles digitaal. Daarom verplicht de nieuwe wet overheden om digitale informatie vanaf het begin goed te bewaren en te beheren. Dit geldt niet alleen voor officiële documenten, maar ook voor e-mails, chatberichten, websites en video’s. Zo moet belangrijke informatie bewaard blijven, ook als computersystemen of technologie veranderen. Daarnaast wordt de controle op informatiebeheer strenger. Er komen extra controles, een meldplicht en mogelijke boetes als organisaties hun informatie niet goed beheren. Ook wordt duidelijker vastgelegd wie waarvoor verantwoordelijk is. Vervolgens komt er meer aandacht voor opleidingen en deskundigheid van archivarissen en andere medewerkers die met overheidsinformatie werken.
Noord-Hollands Archief houdt toezicht
Het Noord-Hollands Archief zegt al volop bezig te zijn met de voorbereiding op de nieuwe wet. Medewerkers, archivarissen en inspecteurs controleren hoe gemeenten hun digitale informatie opslaan en beheren. Adviseurs ondersteunen ambtenaren bovendien bij vragen over informatiebeheer, zodat documenten vanaf het begin goed toegankelijk en terug te vinden blijven. Daarbij gaat het niet alleen om gemeentelijke websites en verslagen van vergaderingen, maar ook om e-mails en chatgesprekken van bestuurders en ambtenaren. Het archief houdt jaarlijks toezicht via rapportages en aanbevelingen. Volgens het Noord-Hollands Archief helpt dat gemeenten om scherp te blijven op hun informatiebeheer.
Sneller openbaar voor inwoners en onderzoekers
Het Noord-Hollands Archief verwacht dat de verkorting van twintig naar tien jaar grote gevolgen heeft voor de toegankelijkheid van archieven. De organisatie noemt het een positieve ontwikkeling die aansluit bij de wens om informatie sneller beschikbaar te maken voor inwoners. Het archief biedt nu al digitale diensten aan, zoals “scannen-op-verzoek”, waarbij papieren dossiers gratis kunnen worden gedigitaliseerd. Dankzij de nieuwe wet kunnen inwoners straks eerder overheidsinformatie bekijken, omdat documenten na overdracht in principe openbaar worden. Wel blijven er uitzonderingen bestaan. Sommige informatie blijft beperkt toegankelijk vanwege privacyregels of staatsbelangen. Daarvoor gelden wettelijke uitzonderingsgronden.
Veel informatie al online beschikbaar
Volgens het Noord-Hollands Archief is openbaarheid van overheidsinformatie belangrijk voor een goed functionerende democratie. Iedereen mag daarom gratis archieven raadplegen bij openbare archiefdiensten. Veel documenten zijn inmiddels online beschikbaar via de website van het archief, maar inwoners kunnen ook terecht in de studiezaal of vragen stellen via chat of e-mail. De nieuwe termijn van tien jaar geldt alleen voor informatie die vanaf 2027 wordt gemaakt. Dat betekent dat documenten die gemeenten zoals Haarlemmermeer, Aalsmeer, Uithoorn, Amstelveen en Ouderkerk aan de Amstel in 2027 opstellen, vanaf 2037 naar het archief gaan en openbaar kunnen worden. Voor documenten uit 2026 en eerder blijft voorlopig nog de oude termijn van twintig jaar gelden. Gemeenten mogen archieven overigens ook eerder overdragen.
Bron en foto (publiekslocatie Noordhollands Archief Janskerk in Haarlem): Annabelle Arntz, Hoofd Publiek Noordhollands Archief
